Tout savoir sur les nouvelles obligations légales pour la transparence des entreprises

Cet article est rédigé par notre partenaire-expert de la série Les Inspirants, Dunton Rainville. Un texte de Me Selma Sbeiti, avocate chez Dunton Rainville.

Le 31 mars 2023, la Loi visant principalement à améliorer la transparence des entreprises (communément appelée la « Loi sur la transparence ») est entrée en vigueur. Cette loi apporte des modifications législatives à la Loi sur la publicité légale des entreprises. Ces modifications ont notamment pour objectif de lutter contre l’évasion fiscale, la corruption et le blanchiment d’argent ainsi que d’optimiser la protection du public en rendant accessible certaines informations pouvant améliorer certaines relations socio-économiques. Il sera en effet plus facile pour un membre du public de connaître l’identité des personnes avec qui il fait réellement affaire lorsqu’il contracte avec une entreprise donnée. Ces nouvelles exigences permettront donc de remonter jusqu’aux bénéficiaires ultimes des entreprises visées par les modifications.

Les nouvelles obligations de la transparence des entreprises visent les entités juridiques suivantes :

1. Les sociétés par actions (compagnie);
2. Les personnes physiques exploitant une entreprise individuelle;
3. Les sociétés de personnes (sociétés en commandite, sociétés en nom collectif);
4. Les coopératives (à l’exception des coopératives de services financiers);
5. Les fiducies exploitant une entreprise à caractère commercial.

À noter que certaines exceptions sont prévues par la loi.

Il est important de rappeler que ces nouvelles obligations de la transparence des entreprises sont entrées en vigueur le 31 mars dernier. Les entreprises déjà immatriculées doivent produire une déclaration de mise à jour annuelle ou courante, si ce n’est pas déjà fait. Les nouvelles entreprises doivent déclarer ces informations dans leur déclaration d’immatriculation ou leur déclaration initiale, selon le cas.

Parmi ces nouvelles exigences applicables aux entreprises, on compte notamment l’obligation de transmettre au registre des entreprises (REQ) les informations concernant les bénéficiaires ultimes d’une entité, telles que leur nom, pseudonymes utilisés, domicile et date de naissance. Ils devront également indiquer la date à laquelle ils sont devenus et/ou ont cessé d’être bénéficiaires ultimes ainsi que le type de contrôle exercé par le bénéficiaire (pourcentage d’actions, de parts ou d’unités détenues).

Les administrateurs toujours en fonction doivent également soumettre au REQ une pièce d’identité afin de valider leurs informations, ce qui n’était pas exigé auparavant.

Notion de bénéficiaire ultime

Cette notion fait référence au contrôle de droit ou de fait qu’une personne physique exerce au sein d’une entité juridique. La nouvelle loi définit comme suit cette notion :

1. être détenteur, même indirectement, ou bénéficiaire d’un nombre d’actions, de parts ou d’unités qui confère la faculté d’exercer 25 % ou plus des droits de vote; ou
2. être détenteur, même indirectement, ou bénéficiaire d’un nombre d’actions, de parts ou d’unités d’une valeur correspondant à 25 % ou plus de la juste valeur marchande de toutes les actions, parts ou unités émises par l’entité; ou
3. avoir une influence directe ou indirecte qui résulte en un contrôle de fait de l’entité (c’est le cas notamment dans le cas d’une convention entre actionnaires ou d’indivision) ou
4. être le commandité d’une société en commandite ou, si le commandité est une personne morale, être le bénéficiaire ultime du commandité;
5. être le fiduciaire d’une entité.

Lorsque des personnes physiques détentrices d’actions, de parts ou d’unités d’une entité ont convenu d’exercer conjointement les droits de vote afférents à celles-ci et que cette entente a pour effet de leur conférer ensemble 25 % ou plus de ces droits, chacune d’elles est considérée être un bénéficiaire ultime de l’entité.  Dans le cas d’une entité qui est une personne physique exploitant une entreprise individuelle, cette personne est présumée être le seul bénéficiaire ultime, à moins qu’il ne déclare le contraire.

Le défaut de se conformer aux nouvelles exigences peut entraîner des sanctions allant de 500 $ à 25 000 $, selon le cas.

Dates à retenir :

• À compter du 31 mars 2024, il sera possible pour tout membre du public d’effectuer une recherche au REQ à partir du prénom et nom d’une personne physique et d’identifier toutes les entités juridiques auxquelles elle est reliée.
• À compter du 22 janvier 2024, des exigences similaires entreront en vigueur pour les sociétés de régime fédéral.

Pour toutes questions sur vos obligations ou pour plus de détails, contactez Dunton Rainville pour en savoir davantage!